Nye LAG-regler om regnskab

Projektregnskab ▪Erhvervsstyrelsen stiller nu nye krav til den betalingsdokumentation, der skal indsendes sammen med projektregnskaberne.

I en mail til koordinatorerne i de lokale aktionsgrupper (LAG’er) skriver Erhvervsstyrelsens LAG-sekretariat den 7. juli 2016: 

”Vi vil gerne gøre opmærksom på, at vi, på baggrund af de seneste revisionsbesøg, er blevet pålagt at ændre procedurer og ikke mindst krav til indhentning af betalingsdokumentation. Det er besluttet at gennemføre denne praksis med det samme, hvorfor de udbetalingsanmodninger, der allerede er indkommet vil blive bedt om denne yderligere dokumentation. Denne procedure gælder både for projekter og for drift LAG/FLAG.

Hvor vi tidligere har kunnet nøjes med have et kontoudtog som dokumentation for at udgifter er betalt, skal vi nu have en specificering af modtageren af betalingen. Det væsentligste ved betalingsdokumentationen er, at vi kan se at en betaling er sket til den leverandør, der har udstedt fakturaen.

Betalingsdokumentationen kan være i form af et kontoudtog udstedt af bank / pengeinstitut eller oplysninger fra dennes netbank. Det er vigtigt, at betalingsdokumentationen indeholder nogle specifikke oplysninger, om hvem der har modtaget betalingen, da den skal vise, at betaling er sket til rette modtager.

Betalingsdokumentationen skal indeholde:

•        Bankoplysninger og kontooplysninger

•        Dato på betaling

•        Betalings ID / koden fra faktura eller fakturaudsteders kontonummer

•        Overført beløb

Der skal altid foreligge bankdokumentation fra bankkonto som tilstrækkelig betalingsdokumentation. På bankkontoudtoget skal ansøgeren henvise til bilagsnumrene, som fremgår af udbetalingsskemaet for de enkelte fakturaer.

Følgende former for betalingsdokumentation kan derfor ikke godkendes:

•        Udskrift fra bogføringssystemer kan ikke godkendes som betalingsdokumentation.

•        En erklæring fra leverandøren med stempel der tilkendegiver, at fakturaen er betalt, og udskrift af leverandørens bankkonto kan ligeledes ikke godkendes som betalingsdokumentation.

•        Kontantbetaling af større beløb fx køb af en maskine/inventar (beløbsstørrelse på over 1.000 kr.) kan ikke accepteres - selv med en tro og love erklæring. Oplysning på en faktura om, at den er betalt anses heller ikke som betalingsdokumentation. ” (citat slut)

I en mail den 11. september har Erhvervsstyrelsen uddybet reglerne: 

”Når man betaler med dankort, så kan det via dankortnotaen og kontoudtoget ses, hvem man har betalt til. Den besked, som blev sendt fra netværkscentret (den 7. juli 2016, red.) omhandlede kontooverførsler og indbetalings-/girokort og ikke kontant- eller dankortbetaling.

Kontantbetalinger kan ikke spores på samme måde som en kontooverførsel/indbetalingskort/girokort eller en dankortbetaling. Kontantbetalinger kan accepteres, hvis der er tale om mindre beløb, og dokumentationen vil i den forbindelse være kassebonen.

(Ved betaling med Dankort, red.) kan regningen med påtegning ikke accepteres som dokumentation alene, men når bankkvitteringen/dankortnotaen sendes med, så vil det være tilstrækkelig betalingsdokumentation. ” (citat slut)